Vanaf wanneer communiceer je over veranderingen?

11-04-2023

Al voor we officieel over een veranering communiceren, is er al meer gecommuniceerd dan we beseffen
Belangrijk is al van in het begin van het verandertraject zowel de bedoelde als de onbedoelde communicatieinterventies te kaderen
Door deze comminicatiemomenten te benoemen, geeft men de medewerkers het gevoel dat men niet over één dag ijs is gegaan wat het vertrouwen in de leidinggevenden kan vergroten

Op 28 maart 2023 gaf ik samen met mijn collega Dries in samenwerking met Kortom, een sessie voor communicatiemedewerkers die regelmatig betrokken werden bij organisatieveranderingen. De vraag waar veel communicatieprofessionals mee zitten, lag op tafel:

Vanaf welk moment communiceren we

in onze organisatie het best over veranderingen?

In plaats van een antwoord te geven op deze vraag, stelde ik een tegenvraag:

Vanaf welk moment 'is' er in jouw organisatie

communicatie over een verandering?

De antwoorden lieten niet lang op zich wachten. Alle deelnemers waren er zich van bewust dat er eigenlijk al gecommuniceerd wordt vanaf het moment dat de organisatie nog maar denkt over een mogelijke verandering.

Communicatie in verschillende vormen. Soms bedoeld, meestal onbedoeld. Denk aan de auto's van een consultancybedrijf op de parking, aan extra vragen die plots opgenomen zijn bij een medewerkersbevraging, of aan de bestuursleden die nu al twee dagen aan het vergaderen zijn met de directie.

Met andere woorden, de communicatie is er al van voor de start van een verandertraject. Je mag er zeker van zijn dat 'Radio Corridor', zoals een deelnemer het verwoordde, de communicatie verder zal opnemen.

En laat dat nu net iets zijn dat we willen vermijden. Dat maakt dat we de vraag 'Vanaf wanneer communiceren we het best over veranderingen?' beter zouden aanvullen met (of vervangen door):

Hoe kan jij, als communicatiemedewerker,

de verantwoordelijken in jouw organisatie

voor / vanaf het begin van het verandertraject begeleiden?

Zodat ze de verschillende acties

**die een link hebben met de (mogelijke) verandering (*),**

(beter) kunnen kaderen voor de medewerkers.

Want door dit te doen, ben je niet enkel de wandelgangen te slim af, maar neem je de medewerkers al van bij het begin mee in het proces van veranderen.

Daarenboven zal deze aanpak het vertrouwen in de verantwoordelijken vergroten, wat een erg positief effect heeft op het verandertraject (maar daarover meer in een andere blog).

(*)

De changemanager of een directielid die/dat plots cijfers opvraagt
De vraag aan alle leidinggevenden om bepaalde data vrij te houden
Een bevraging bij de burgers over de huidige website
De plotse vraag in de organisatie "Wie is er allemaal bezig met…"
Medewerkers die systematisch geobserveerd worden (door externen)
Veelzeggende titels van meetings in agenda's of op de schermen van vergaderlokalen
Mapjes die toegevoegd werden op server
Het management dat meer 'samenhokt' dan normaal
Techniekers/leveranciers die langskomen op kantoor
Resultaten die gedeeld worden
Een verantwoordelijke die op social media op zoek gaat naar kennis
Een lid van het managementteam dat plots zelf bepaalde inhouden deelt in het netwerk
Een oproep om deel te nemen aan een werkgroep
De vraag "Lees eens na of het goed geformuleerd is."
De notulen van de gemeenteraad
Een persbericht
Prioriteiten die verschuiven
De leidinggevende die naar een vormingstraject gaat
Een nieuwe opleiding die in het aanbod verschijnt
Hypothetische vragen die aan logistieke/ondersteunende diensten gesteld worden
Informele vragen van de leidinggevende
Mensen die van een bepaald project gehaald worden